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04.12.2014

 

 

Personal

richtig planen

 

Was sind die wichtigsten Bausteine einer guten Personalplanung? Wie können Engpässe, Wissens- und Erfahrungsverluste im Betrieb vermieden werden und wer kann unterstützen? Fragen an Claudia Hilgenhof, Beraterin der Lüüd Personalberatung für Handwerk und Mittelstand in Hamburg.

Was sind für Sie die wichtigsten Bausteine einer guten Personalplanung?
Wie jede Planung beginnt auch die Personalplanung mit einer ausführlichen Analyse: Welche Mitarbeiter habe ich im Betrieb? Welche Positionen besetzen sie, welche Aufgabengebiete decken sie ab und welche Qualifikationen haben sie dafür? Wie alt sind eigentlich meine Mitarbeiter? Wann wurden sie Teil des Teams und wann werden sie es voraussichtlich verlassen? Es hilft, die Ergebnisse dieser ersten Bestandsaufnahe in ein Organigramm einzutragen. Damit verschafft man sich einen guten Überblick und hat ein Instrument, um das eigene Personal im nächsten Schritt kurz-, mittel- und langfristig besser zu planen.

Ein Organigramm hilft, in die Zukunft zu schauen?
Ja. Betrachten wir zum Beispiel das im Organigramm notierte Alter der Mitarbeiter und denken zehn Jahre weiter. Dann sehen wir, wie sich die Altersstruktur der Belegschaft verändert haben wird. Wir können erfassen, wer in zehn Jahren welche Lebensphase durchmacht, ob er an die Rente denkt oder mitten in der Familiengründung steckt, vielleicht also Elternzeit benötigt, weniger mobil sein wird oder nur noch Teilzeit zur Verfügung steht. Man kann die Zukunft natürlich nicht vorwegnehmen. Wenn wir aber verschiedene Szenarien durchdenken, wird schnell deutlich, wo für den Betrieb Risiken lauern, wo Personallücken drohen und wo bereits heute gegengesteuert werden sollte.

Wie wichtig ist dabei der Blick nach außen?
Der gehört genauso zur Analyse, wie die Bestandsaufnahme der Belegschaft. Was sind die zentralen Entwicklungen im Marktumfeld? Was kündigt Flauten und was Auftragsspitzen an und welche Pläne hat der Betrieb zur Überbrückung dieser Spitzen in der Tasche. Weist der Markt bereits heute einen Fachkräftemangel in meiner Branche auf, helfen rechtzeitig entwickelte Ideen, um die eigene Belegschaft erfolgreich zu binden. Die Konkurrenz um gutes Personal schläft schließlich nicht. Aber auch die technische Entwicklung im Markt ist von Bedeutung: Wie muss ich meine Fachkräfte entwickeln und weiterbilden, damit der Betrieb auch in Zukunft konkurrenzfähig bleibt. Was wird hier in den nächsten zehn Jahren auf mich zukommen. Hier helfen ausführliche Umfeldanalysen und Prognosen, die richtigen Personalentscheidungen zu treffen.

Welche Methoden gibt es, all diesen Risiken gegenzusteuern?
Wenn innerhalb der nächsten zehn Jahre die Rente wichtiger Führungskräfte ansteht, sind Lerntandems oder Mentorenprogramme gute Möglichkeiten, um ihr aufgebautes Fachwissen und ihre Erfahrung im Betrieb zu halten und für die nächste Generation zu sichern. Erreichen viele Mitarbeiter zukünftig die Phase der Familiengründung oder kündigen sich Pflegeverpflichtungen an, können flexiblere Beschäftigungsmodelle helfen, gute Köpfe zu halten, bis sie dem Betrieb wieder zu 100 Prozent zur Verfügung stehen. Hier ist es wichtig zu überlegen, welche Modelle in die eigenen betrieblichen Abläufe passen. Fort- und Weiterbildungen sind ein drittes Standbein, das dem Fachkräftemangel vorbeugt. Kurz, es gibt viele Möglichkeiten und jeder Betrieb braucht eine individuelle Lösung.

Wo finden Betriebe mehr Informationen dazu?
Das Thema Personal planen ist zum Beispiel Themenschwerpunkt des nächsten Lüüd-Forums. Hier können sich Betriebe am 21. Mai 2015 kostenlos zu den wichtigsten Bausteinen der Personalplanung informieren, einen Selbstcheck machen und Praxiserfahrungen austauschen. Wer nicht so lange warten will, kann sich gerne schon jetzt an Lüüd oder eine andere Beratungsstelle wenden.

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